Como regra geral, o livro Registro de Inventário deve ser escriturado por todas as empresas que mantenham mercadorias e produtos em estoque na data do balanço. Além das necessidades gerenciais, ele deve também atender os preceitos da legislação fiscal (ICMS, IPI e IRPJ).

O Registro de Inventário é destinado a arrolar, pelos seus valores e com especificação que permita a identificação das mercadorias, matérias-primas, produtos manufaturados, produtos em fabricação e bens em almoxarifados, inclusive em poder de terceiros e os pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento, existente na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período de apuração (artigo 261, do RIR/1999). Inexistindo estoque, esse fato deverá ser mencionado no livro.

As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real estão obrigadas a escriturar no livro Registro de Inventário os estoques existentes ao final de cada trimestre de apuração do lucro real (31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro), no caso de apuração trimestral. Já as pessoas jurídicas que tenham optado pela apuração anual, com pagamento mensal por estimativa, estão obrigadas a escrituração do inventário na data de 31 de dezembro de cada ano. No caso de fusão, incorporação, cisão ou encerramento de atividades, os estoques existentes devem ser escriturados no encerramento do período de apuração desses eventos.

No caso das pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, ou as optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a escriturar no livro Registro de Inventário os estoques existentes em 31 de dezembro de cada ano-calendário.

As pessoas jurídicas optantes pelo pagamento mensal do imposto por estimativa que levantarem balanços ou balancetes durante o ano, para efeito de suspensão ou redução do pagamento mensal do imposto, embora devam levantar e avaliar os estoques existentes na data desses balanços ou balancetes estarão dispensadas da escrituração do livro Registro de Inventário nessas ocasiões.

A adoção da Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) nos termos do Ajuste Sinief nº 2/2009 supre a elaboração, registro e autenticação dos livros Registro de Inventário e Registro de Entradas, em relação ao mesmo período, desde que sejam informadas na escrituração as especificações que facilitem a identificação das mercadorias, dos produtos manufaturados, das matérias-primas, dos produtos em fabricação e dos bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim da cada período de apuração, bem como sejam observados os critérios para avaliação do estoque, nos termos dos artigos 261 e 292 a 298, do RIR/1999.

Na EFD-ICMS/IPI, as informações relativas ao inventário devem ser inseridas no Bloco H; Inventário Físico. Para que o Bloco H seja utilizado como Registro de Inventário para efeito do Imposto de Renda a pessoa jurídica deve: acrescentar os bens cujo inventário não é exigido para fins do IPI/ICMS, mas apenas pela legislação do Imposto de Renda (bens em almoxarifado); e, acrescentar o valor unitário dos bens, de acordo com os critérios exigidos pela legislação do Imposto de Renda, quando discrepante dos critérios previstos na legislação do IPI/ICMS, conduzindo-se ao valor contábil dos estoques. Esse acréscimo é autorizado pelo Convênio Sinief/1970, artigo 63, § 12, como "Outras indicações" e será informado no campo 11 - VL_ITEM_IR do registro H010 - Inventário.

As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o Livro Registro de Inventário devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.

As empresas que não são obrigadas à EFD-ICMS/IPI podem utilizar o livro Registro de Inventário, Modelo 7, de que trata o Convênio Sinief/1970, exigido pelas legislações do IPI e do ICMS. Todavia, para que seja viável manter escrituração que satisfaça, concomitantemente, às legislações do IPI/ICMS e do Imposto de Renda, é indispensável que sejam feitas, no livro Modelo 7, as adaptações necessárias para torná-lo apto a atender aos requisitos de cada legislação.

Para fins do Imposto de Renda não existe um modelo próprio para o Registro de Inventário. A empresa poderá adotar o livro exigido pela legislação fiscal (modelo 7), substituir o livro por série de fichas numeradas, adotar sistema de escrituração por meio de processamento eletrônico de dados, ou criar modelo próprio que atenda a legislação e satisfaça as necessidades de seu negócio.

O livro Registro de Inventário deverá conter os Termos de Abertura e Encerramento, e indicar o nome empresarial, o fim a que se destinou o instrumento escriturado (no caso, livro Registro de Inventário), o número de ordem do livro e a quantidade de folhas escrituradas. Ao final, deverá ser datado e assinado pelo empresário, administrador de sociedade ou de seu representante legal, e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

O livro Registro de Inventário deverá ser conservado pelo prazo de cinco anos, no mínimo, contados de seu encerramento, ou enquanto não prescritas eventuais ações judiciais e/ou fiscais que lhe sejam pertinentes. Na hipótese de extravio, deterioração ou destruição do livro Registro de Inventário, a empresa deverá publicar em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e dar minuciosa informação deste, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio (Artigo 264, do RIR/99). No caso dos livros serem escriturados por meio de sistema eletrônico de dados, deve, também, observar as normas sobre manutenção e apresentação de arquivos magnéticos e documentação do sistema.

Edição | 1612